Belastingaangifte doen als zzp’er: hoe verwerk je de kosten van zakelijk autodelen?

De fiscale regels en administratieve verwerking van zakelijke ritten met een deelauto zijn niet altijd even duidelijk. Hoe declareer je deze reizen? Zijn er fiscale voordelen waar je gebruik van kunt maken? En hoe maak je je jaarlijkse belastingaangifte als freelancer compleet?

Als freelancer of zzp'er houd je nauwgezet je administratie bij. Elk kwartaal de btw-aangifte en elk voorjaar de aangifte inkomstenbelasting met alle bijbehorende verplichtingen. Maak jij regelmatig gebruik van een deelauto voor je onderneming, bijvoorbeeld naar zakelijke afspraken? Dan is dit artikel een handig hulpmiddel voor erbij.

Reiskosten zzp

Als je kosten maakt met je Greenwheels voor je bedrijf, dan kun je deze declareren bij de klant. Ben je zzp’er of freelancer, dan kun je deze aan je opdrachtgever factureren, mits je hier vooraf afspraken over hebt gemaakt. Voor de Belastingdienst zijn dit gewoon zakelijke (bedrijfs)kosten. Je kunt dit doorberekenen op twee verschillende manieren:

• Apart kopje 'reiskosten' op de factuur
• Verwerken in je uur- of opdrachttarief

Let op: sommige opdrachtgevers willen zien welk bedrag er specifiek aan hen wordt doorberekend voor vervoer. Als je het reiskostenbedrag opneemt in je uurtarief is dit niet goed zichtbaar; men ziet dan alleen een totaalbedrag.

Kilometerdeclaratie zzp

Bij een reiskostenvergoeding denkt iedereen al snel aan een kilometervergoeding*. Meestal aan de bekende € 0,23 belastingvrij per kilometer. Maar in tegenstelling tot wat er vaak wordt gezegd, is er nergens wettelijk vastgelegd hoe hoog deze kilometervergoeding moet zijn. Je bent als freelancer dan ook vrij om hierover afspraken te maken met je klant of opdrachtgever.

Artikel gaat verder onder de foto.

Autokosten zzp

Als je de kosten van je Greenwheels-rit één op één overneemt, weten zowel jij als je opdrachtgever in één keer precies hoeveel de rit gekost heeft en hoeveel kilometers er zijn gemaakt. Hoe anders is dat als je rijdt met je eigen auto of leaseauto! Dan kun je zelf een prijs per kilometer bepalen en kan hier flinke discussie over komen. Wist je trouwens dat je bij Greenwheels Zakelijk twee keer per maand een overzichtelijke btw-factuur krijgt, die je via automatische incasso kunt betalen? Dat zorgt ook voor een snelle verwerking in je boekhouding.

Tip: In het notitieveld van je Greenwheels-reservering kun je bij de rit aangeven waarvoor je ‘m gereserveerd hebt ('Firma Jansen te Steenwijk'). Zo kun je bij de fiscus altijd aantonen dat het daadwerkelijke bedrijfskosten zijn geweest en kun je de kosten snel overnemen op je factuur voor de firma Jansen.

Autodelen en omzetbelasting

Is er een onbelaste kilometervergoeding voor zzp? Er zitten zeker fiscale voordelen aan autodelen en de kilometers die je maakt. De Belastingdienst ziet de kosten van zakelijke ritten als bedrijfskosten, als je kunt aantonen dat dit zakelijke ritten waren. Je kunt het bedrag exclusief btw op je Greenwheels-factuur doorbelasten aan jouw klant of opdrachtgever. Het alternatief is dat je een bedrag per kilometer factureert. In beide gevallen factureer je de kosten met hetzelfde btw-tarief als de rest van je omzet (21, 9 of 0%). Deze btw moet je afdragen bij je aangifte omzetbelasting. 

De btw op je Greenwheels factuur mag je terugvragen bij je aangifte omzetbelasting (OZB), waardoor je minder omzetbelasting hoeft te betalen. Let op: woon-werkverkeer valt hier niet onder.

Artikel gaat verder onder de foto.

Auto(kosten) zakelijk aftrekbaar?

Ook een fiscaal voordeel: de reiskosten, die bewezen noodzakelijk zijn voor je bedrijf, mag je opvoeren als bedrijfskosten en zo aftrekken van de winst bij je aangifte inkomstenbelasting (IKB). Zo betaal je uiteindelijk minder winstbelasting. Je moet wel aan kunnen tonen dat het zakelijke ritten zijn geweest.

Geen bijtelling zakelijke auto

Hoe verschilt dit ten opzichte van een leaseauto? Voor een leaseauto, die privé en zakelijk kan worden gebruikt, moet je kunnen aantonen welke kilometers zakelijk zijn gereden (de rest wordt gezien als privé). Als je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt dan moet je een zogenoemde bijtelling opnemen. Voor een deelauto gelden dezelfde regels: als je regelmatig een deelauto gebruikt dan mag je de ritten op de Greenwheels-factuur alleen als bedrijfskosten opvoeren - en de btw terugvragen - als je kunt aantonen dat een rit zakelijk is geweest.

Het is daarom handig om in het notitieveld bij de reservering aan te geven wat de bestemming was (klant XYZ te Rotterdam). De kosten van de overige ritten worden gezien als privé-ritten, hierover moet je dan dus eventueel een bijtelling berekenen. We benadrukken graag nogmaals hoe belangrijk het is om een goede rittenadministratie bij te houden. Omdat de ritten met al hun specificaties (kilometer, duur) al op de Greenwheels-factuur staan hoef je alleen nog maar bij te houden waarvoor de rit geweest is.

*Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen ook afspraken maken, waarbij voor de één de betaalde vergoeding een kostenpost is en voor de ander omzet.

Deze tekst is geschreven met de regelgeving zoals bij ons bekend op 31 maart 2025. Hoewel zorgvuldig samengesteld, kunnen er aan bovenstaande tekst geen rechten worden ontleend. Vraag altijd na bij je fiscalist, boekhouder of accountant wat de voor jou geldende regels zijn.