Belastingaangifte doen als zzp’er: hoe verwerk je de kosten van zakelijk autodelen?

De fiscale regels en administratieve verwerking van zakelijke ritten met een deelauto zijn niet altijd even duidelijk. Hoe declareer je deze reizen? Zijn er fiscale voordelen waar je gebruik van kunt maken? En hoe maak je je jaarlijkse belastingaangifte als freelancer compleet?

Als freelancer of zzp'er houd je nauwgezet je administratie bij. Elk kwartaal de btw-aangifte en elk voorjaar de aangifte inkomstenbelasting met alle bijbehorende verplichtingen. Maak jij regelmatig gebruik van een deelauto voor je onderneming, bijvoorbeeld naar zakelijke afspraken? Dan is dit artikel een handig hulpmiddel voor erbij.

Reiskosten zzp

Als je kosten maakt met je Greenwheels voor je bedrijf, dan kun je deze declareren bij de klant. Ben je zzp’er of freelancer, dan kun je deze aan je opdrachtgever factureren, mits je hier vooraf afspraken over hebt gemaakt. Voor de Belastingdienst zijn dit gewoon zakelijke (bedrijfs)kosten. Je kunt dit doorberekenen op twee verschillende manieren:

Apart kopje 'reiskosten' op de factuur
Verwerken in je uur- of opdrachttarief

Let op: sommige opdrachtgevers willen zien welk bedrag er specifiek aan hen wordt doorberekend voor vervoer. Als je het reiskostenbedrag opneemt in je uurtarief is dit niet goed zichtbaar; men ziet dan alleen een totaalbedrag.

Kilometerdeclaratie zzp

Bij een reiskostenvergoeding denkt iedereen al snel aan een kilometervergoeding*. Meestal aan de bekende € 0,23 belastingvrij per kilometer. Maar in tegenstelling tot wat er vaak wordt gezegd, is er nergens wettelijk vastgelegd hoe hoog deze kilometervergoeding moet zijn. Je bent als freelancer dan ook vrij om hierover afspraken te maken met je klant of opdrachtgever.

Autokosten zzp

Als je de kosten van je Greenwheels-rit één op één overneemt, weten zowel jij als je opdrachtgever in één keer precies hoeveel de rit gekost heeft en hoeveel kilometers er zijn gemaakt. Hoe anders is dat als je rijdt met je eigen auto of leaseauto! Dan moet je namelijk een berekening maken van alle kosten en kilometers voor de reis naar deze specifieke afspraak. Wist je trouwens dat je bij Greenwheels Zakelijk elke maand één overzichtelijke btw-factuur krijgt, die je via automatische incasso kunt betalen? Dat zorgt ook voor een snelle verwerking in je boekhouding.

Tip: In het notitieveld van je Greenwheels-reservering kun je bij de rit aangeven waarvoor je ‘m gereserveerd hebt ('Firma Jansen, locatie Steenwijk). Zo kun je bij de fiscus altijd aantonen dat het daadwerkelijke bedrijfskosten zijn geweest en de kosten snel overnemen op je factuur voor de firma Jansen.

Jonge vrouw in kantoor met mobiele telefoon lachend

Autodelen en de inkomstenbelasting

Is er een onbelaste kilometervergoeding voor zzp? Er zitten zeker fiscale voordelen aan autodelen en de kilometers die je maakt. De Belastingdienst ziet deze kosten als omzet, oftewel: onderdeel van de vergoeding die je ontvangt voor je werkzaamheden, afspraak of opdracht. Dat betekent dat je hier btw over moet heffen, tenzij je niet btw-plichtig bent. Je factureert de kosten van je Greenwheels-rit met hetzelfde btw-tarief als de rest van je omzet (21, 9 of 0%). De btw over je reiskosten mag je terugvragen bij je aangifte omzetbelasting (OZB), waardoor je minder omzetbelasting hoeft te betalen. Let op: woon-werkverkeer valt hier niet onder.

Auto(kosten) zakelijk aftrekbaar?

Ook een fiscaal voordeel: de reiskosten, die bewezen noodzakelijk zijn voor je bedrijf, mag je aftrekken van de winst bij je aangifte inkomstenbelasting (IKB). Zo betaal je uiteindelijk minder winstbelasting.

Geen bijtelling zakelijke auto

Hoe verschilt dit ten opzichte van een leaseauto? Voor een leaseauto, die privé en zakelijk wordt gebruikt, gelden andere fiscale regels. Rijd je bijvoorbeeld meer dan 500 kilometer per jaar (meer dan 42 km/maand), dan komt de bijtelling om de hoek kijken. De Belastingdienst ziet dit namelijk als loon in natura, waarover belasting betaald moet worden. Voor een deelauto geldt dit niet, omdat de auto niet jouw bezit is.

*Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen ook afspraken maken, waarbij voor de één de betaalde vergoeding een kostenpost is en voor de ander omzet.

Deze tekst is geschreven met de regelgeving zoals bij ons bekend op 26 februari 2024. Hoewel zorgvuldig samengesteld, kunnen er aan bovenstaande tekst geen rechten worden ontleend. Vraag altijd na bij je fiscalist of accountant wat de voor jou geldende regels zijn.